各单位、各部门：

为进一步推进威尼斯官网档案工作的规范化、制度化建设，确保学校各类档案材料及时完整收集归档，更好地服务学校事业改革发展，按照《高等学校档案管理办法》及有关规定，现将2020年档案材料归档工作有关事项通知如下：

一、归档范围

各单位（部门）在教学、科研、党政管理等活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。具体归档范围（随文件另发）。主要包括：

（一）党政管理类：主要包括学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、规划、总结；上级机关与本校关于行政管理、党务管理、人事管理、教学管理、科研管理、基建管理、外事管理等相关文件材料。

（二）教学类：主要包括全日制本科、专科教育、研究生教育、成人教育等教学管理活动中形成的文件材料；招生、学籍管理形成的材料，如招生名录，在校生名册，毕业生名册和历年学业成绩表等；专业设置的请示、批复等材料；教学会议的会议文件；各学院毕业生集体照；知名专家、学者来校交流、讲学、学术报告等过程中形成的材料；客座教授、兼职教授教学材料等；与国内外高校、企业、研究机构等举办的合作项目材料；学科带头人学术专著等方面的材料；本校师生在国际国内获得的荣誉等材料（以学校、学院名义）。

（三）科研类：主要包括科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等材料。包含个人学术：教职工在副高级及以上专业技术职务活动中形成的学术成果材料，重点是在省级以上学术刊物公开发表的学术论文及公开出版的学术专著。

（四）基建类：主要包括项目报批材料，地质勘探、地形测量材料，可行性研究、设计文件、工程管理、施工、竣工图及竣工验收材料；各类房屋所有权证和土地使用证等。

（五）财会类：主要包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面材料。

（六）外事类：主要包括综合管理、出国、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、中外合作办学、留学生工作等方面材料。

（七）声像类：主要包括各单位（部门）在各项活动中直接形成的声像载体材料。

（八）仪器设备类：主要包括单价10万元以上（含10万元）的仪器设备开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等材料。

（九）出版类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、报纸、其他学术刊物等材料。

（十）实物类：各单位、团体、课题组集体荣获的省级以上奖励的证书、奖杯、奖牌等；校庆70周年产生的纪念品，校友捐赠的牌、匾等各类实物。

（十一）机要文件材料：除地师级、密码电报需清退有关部门，其他中央、省委、省政府机要文件按收文登记整理归档。

二、归档时间

（一）各相关部门将应归档的党政、教学、外事、出版、声像等档案集中整理后，于2021年3月5日前送综合档案馆归档；

（二）2019年度产生的会计档案，于2021年3月5日前整理后送综合档案馆归档集中存放；2020年度产生的会计档案，由相关部门按规定保管；

（三）科研、教研、基建项目档案应在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档；仪器设备档案在设备验收完毕投入使用后的2个月内归档，引进设备类档案为索赔期满后的3个月内归档；

（四）各单位（部门）在工作中形成的实物档案随时移交。

三、有关要求

（一）归档工作采取部门立卷，文件材料归档责任到人，各单位（部门）分管档案工作的领导应指导本单位（部门）兼职档案员认真收集本单位（部门）2020年文件材料，把好审核关，杜绝遗漏及私自留用档案材料的现象发生，保证本单位（部门）档案材料的连续性和完整性。请各单位（部门）要按照文件材料归档范围认真做好文件材料的归档工作，暂不能归档的材料，认真填写未归档文件材料清单，并说明原因（详见附件6）。各单位（部门）档案工作开展情况将作为二级单位（部门）目标管理考核时的重要参考。

（二）归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系；必须反映学校教育管理、教育实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）各单位（部门）归档的文件性材料，须同时提交文件签发的封面（各单位拟稿封面自制）、花脸底稿和正文（包含附件），文件签发封面可参照《37266威尼斯官网文件拟稿封面》模板（详见附件5）。

（四）纸质文件、电子文件双套制同步归档。

（五）各单位（部门）要认真填写相关移交（接收）登记表，由所在单位（部门）主要负责人签字并加盖单位（部门）印章，一式两份办理移交，移交人和接收人各执一份存查。

（六）根据档案管理相关规定，会计、招投标及物资采购等专门档案由部门兼职档案员整理立卷。相关档案要严格按照档案整理细则规范整理，拆除金属物，统一编码，打印卷内目录，用无酸纸档案盒存放，编制档案检索目录集中交综合档案馆，专门档案柜的钥匙由部门兼职档案员保管并负责查借阅利用业务。

在文件材料归档过程中，校办公室综合档案馆将提供业务咨询和技术指导。未尽事宜请与综合档案馆联系，联系电话：6732016。联系人：张巨芹，郎文香。

附件：  附件1-6.doc

                                                                              37266威尼斯官网办公室

                                                                                  2021年1月11日